KVKK Bilgilendirmesi

TÜRKİYE FOTOĞRAF SANATI FEDERASYONU

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA BİLGİLENDİRME

 

Türkiye Fotoğraf Sanatı Federasyonu, kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.

Amacımız; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, toplanan kişisel verileriniz, kişisel verilerinizin işlenme amaçları, kimlere ve hangi amaçla aktarılacağı, toplanma yöntemleri, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.

Bu kapsamda Türkiye Fotoğraf Sanatı Federasyonu tarafından başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verilerin korunması amacıyla düzenlenen Kanun ve Yönetmelikler gereğince Federasyon, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önleme, hukuka aykırı olarak erişilmesini önleme ve muhafazasını sağlama amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

a) Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Türkiye Fotoğraf Sanatı Federasyonu (“TFSF”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanmakta ve işlenmektedir.

b) Toplanan Kişisel Verileriniz

TFSF üyesi olan dernek ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve Federasyon Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

Kimlik Bilgileri: İsim, soyisim, TCKN, doğum tarihi, fotoğraf ünvanları.

İletişim Bilgileri: Cep telefonu numarası, E-posta.

Üyelik Bilgileri: Dernek üyeliği kapsamında üye olduğu dernek adı, dernek kütük numarası,  dernek üye numarası, dernek üye kayıt tarihi.

Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi olan dernek üyelerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.

c) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

Federasyon Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,

TFSF’nin genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi üye Dernek üyeleri veya TFSF Delegelerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,

TFSF ile üye derneklerin üyeleri arasında, üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

TFSF’nin tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,

TFSF’nin faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi,

Üye Derneklerle iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi,

Üye Derneklerin raporlama faaliyetlerinin icrası,

TFSF ve Üye Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,

TFSF’ye ait veya TFSF’ye kullanımına tahsis edilmiş tüm mekanların ve tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,

İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,

Mevzuat kapsamında TFSF tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,

5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

Üye Dernek ve Dernek Üyeleri ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,

Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.

Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni projeler ve etkinlikler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, projeler ve etkinliklere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi,

Amacıyla veriler işlenir.

ç) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

TFSF, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere ve şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:

TFSF üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat kapsamında öngörülmesi veya mevzuat kapsamında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz TFSF’nin ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır.

Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan TFSF’nin kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.

TFSF, toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza TFSF faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan kişi/kurum ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, TFSF’nin meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

TFSF bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, yönetim kurulu toplantıları, diğer üye dernek toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem TFSF dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim, soyisim ve üye dernek isimleri bilgileri TFSF’nin  belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan TFSF’nin meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, TFSF bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla TFSF dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, dernek üyelerinin (veya tüzel kişi üyelerinin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, TFSF’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman TFSF’nin kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır.

Dernek Üyesinin hak veya yükümlülükleri veya Derneği nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz TFSF’nin avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile  veri sorumlusu TFSF’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.

TFSF’nin yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Federasyon Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, TFSF’nin hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile TFSF’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan TFSF’nin meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.

Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.

d) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, TFSF’ye üye Derneğe üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya www.tfsf.org.tr adresindeki TFSF web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve FederasyonTüzüğü kapsamında Üye Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler aracılığıyla, ayrıca dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya e-posta) Üye Dernek yetkililerine verilen bilgiler aracılığıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamda toplanmakta ve işlenmektedir.

Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Federasyon Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, TFSF’nin genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, yönetim kurulu toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya delegelerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, TFSF ile dernek üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, TFSF ve Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat kapsamında TFSF tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan TFSF’nin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

Yine dernekler ve dernek üyeler ile iletişim kurulabilmesi, TFSF’nin tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, TFSF’nin faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, TFSF ve Derneklerin iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, TFSF ve Üye Dernek faaliyetleri kapsamında dernek üyelerin bilgilendirilmesi, TFSF’ye ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği dernek üyelerinin (veya tüzel kişi üyelerin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, TFSF’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

Ek olarak Üye Dernek ve Dernek Üyeleri ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir.

Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

e) Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

KVKK kapsamında ilgili kişi olarak KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde:

Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

f) Haklarınız Kapsamında TFSF’ye Başvuru Yolları

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak ve ıslak imzalı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da TFSF’ye daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. TFSF’nin cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda;

Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,

Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,

Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,

Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,

Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak TFSF’nin İzmir Cad. Sümer 1 Sk. 14/1-2 Kızılay / Ankara / Türkiye adresine elden teslim etmeniz gerekmektedir.

E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı info@tfsf.org.tr e-posta adresine yapabilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir.

İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, TFSF tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, TFSF kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve kimlik tespitinin yapılması amacıyla istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.